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社團與預算《淡江大學某會計系學生》

簡單的說明一下,管理會計的範圍: 一.企劃過程 二.控制過程 在第二個「控制過程」當中,用同舟的例子來說,包含了: 1.會本部–策略規劃控制 2.組長群–管理控制 3.服務員–作業控制 其中組長群的「管理控制」,又包含了: a.各種會計制度 b.責任制度 c.預算制度 而以上這三種工作,就是負責財務的執祕,所要做的工作。 這一篇文章,我想先跟各位談談與財務有關的工作當中,預算的觀念: 一.預算不是隨便編一編,用來唬哢上面的人! 常常社團在編預算時,總是採用唬哢法來編制,而唬哢法就是編好玩的, 反正上面的人不一定會注意,隨便有個數字就好了!這是錯誤的觀念! 因為以前的學長姐就是這樣子做嘛!所以我們也就這樣子做啦! 這樣子的現象,似乎很常見。為什麼? 我覺得最大的問題在於:因為學弟妹不知道如何編預算,所以等到他們成了 學長姐之後,還是不知道如何編……… 二.預算是一種溝通工具! 預算,不是由服務員開出多少錢之後,會本部就必須要讓你花這些錢。 預算是用來了解,為什麼這些錢是必須支出的! 而能支出多少?就決定於這份企劃書的好壤、整體經費的考量、…等因素, 我建議,一般社團如果沒有其他因素,最好在編預算時,可以由負責財務的人 與負責執行活動的人一起討論,雙方深入的交談,使金源劃分清礎,才不會有問題。 三.預算決定以後,就要努力的花! 如果一份預算,是由溝通之後產生的,沒有太大問題發生時, 那負責財務的人就要想辦法讓辦活動的人在預算之內,盡情的使用他的金源, 因為這些錢是一定要花的!如果沒有花到預算的90%以上,就代表之前所做的企劃書 是在唬爛用的,是在編好玩的! 不過,也不能因為這樣,就隨便亂花。要知道,預算也是會有失誤的,如果真的不須 要支出這麼多,就應該給下屆建議,預算要編多少就好了! 其實大家在辦活動的時候,總是希望把活動辦到最好最棒,但是資源是有限的,所以我 們不可能一直做一直跑,而不管是否錢夠不夠用!一個好的財務人員要適時適地跳出 來,告訴大家我們現在花了多少錢,還有多少錢可以用,提供適時的財務資訊,這是很 重要的!如果因為大家的努力,快要成功了,可是到最後卻因為後面的資源(如:錢) 不夠用,那不是很可惜嗎?所以我們在一開始就要了解預算的重要性,把每一筆錢都花 到最經濟的程度,而且活動也相當成功,這才是最棒的! 預算的制定方法,依管理會計中所提到,通常在學理上有二種方法來制定預算,一種是增 額預算,另一種是零基預算: 一.增額預算: 這種方法是大家最常用的,就是依去年學長姐留下的資料,來產生今年我們這一屆 的預算,而這種方法使用的後果,就是每年不斷地往上加預算,所以才會稱為增額預算 ;在這種方法的前提之下,要感謝以前的學長姐留下完整的預算資料,藉著這些資料, 我們才有辦法產生預算,如果之前的學長姐沒有留下資料呢!那就隨便吧!只好從這一 屆做起囉!要不然就隨便編吧! 二.零基預算: 這個方法是由美國卡特政府時代所提出來的,他們給預算的金額,完全是看計劃的 好壞,我同意你的地方愈多,我給你的錢就愈多,所以每年在編預算時,完全是由零開 始編起,所以才稱做零基預算。依我們主任的說法,這種預算制度在目前各大專院校中 只有淡江大學使用,可是我們有點不一樣的地方是,我們把它改成綜合預算,就是有一 定的比例是按照增額預算,某些比例是按照零基預算,所以學校內各單位如果想使用到 比較多的資源,就要企劃一些活動來增加預算數,要不然各單位就只有去年的固定比例 預算數,這樣子的方法就是綜合預算,也就是我們學校內的預算制度。 我覺得大部份的社團還是只需要按照增額預算就好了,除非大一點的社團,可以利 用綜合預算來激勵社內的夥伴,就好是有分組的競爭,會更有效!
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